La logística en la empresa vending: evolución y retos de futuro

HOSTELVENDING.com 08/02/2016.- La logística se define como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa o de un servicio, especialmente de distribución. En la actualidad ha cobrado tal importancia que el éxito de una empresa y su capacidad para competir en un mercado cada vez más globalizado depende en gran medida de los procesos elegidos para gestionar tanto el servicio al cliente como el transporte, la gestión de inventarios y el procesamiento de pedidos.

La satisfacción del cliente y la reducción de costos constituyen las máximas de estas áreas que, por su importancia, han adquirido entidad propia incluso en las pequeñas y medianas empresas.

El vending es una industria altamente condicionada por sus necesidades de almacenamiento y distribución. Ya sean pequeñas empresas operadoras, medianas o grandes explotadoras de servicio, la organización es clave para incrementar la productividad y, aunque no todas son conscientes de la importancia que tiene la inversión en esta actividad, cada vez se destinan más recursos a mejorar las estrategias encaminadas a la planificación y el control eficiente de los productos, el efectivo y los sistemas de almacenamiento.

En la actualidad, las empresas disponen de multitud de recursos para afinar al máximo en sus estrategias logísticas. El acceso a la información en esta materia es cada vez más sencilla, hay más profesionales bien formados en el mercado y multitud de herramientas informáticas para seleccionar la que mejor se adapta a las necesidades de cada compañía según su tamaño, sus productos, sus clientes, sus proveedores, etc.

El principal de los planteamientos que todas las empresas de vending tienen en común es comenzar por elaborar un Plan Logístico propio en el que se tengan en cuenta las materias con las que se trabaja, los proveedores, los centros de producción y almacenaje, los canales de información y las redes de distribución y venta.

Son los aspectos esenciales que afectan al negocio y a los que se añaden, en el caso particular de los operadores de vending, el hecho de que se trata de “un negocio que maneja dinero en efectivo recogido por los empleados en las máquinas”.

Esta característica propia del vending, como nos recuerda Jesús Fernández de EAC Vending, es crucial para entender los requerimientos logísticos de un operador que además de controlar ese efectivo en movimiento también precisa del transporte de la mercancía del almacén a los puntos de venta y su colocación en las máquinas.

A juicio del responsable de la empresa creadora del ERP EAC Vending Cloud es muy importante “asegurar que todo el dinero que se recauda, es decir, se recoge en la máquina, llega en su totalidad a la oficina, asegurar que la mercancía que sale de los almacenes de la empresa se carga toda en las máquinas y conocer en todo momento la rentabilidad de las máquinas allí donde están ubicadas”.

Herramientas

Todas esas actividades bajo las que hay que llevar un control estricto para el correcto funcionamiento de la empresa y para la proyección hacia unas mejores condiciones del servicio y una mayor rentabilidad, en la actualidad no se pueden satisfacer con una única herramienta o aplicación.

Esta diversidad, la inversión que hay que realizar para cubrir todas las necesidades y la falta de conocimiento o dedicación para el tratamiento de los datos que de ellas se obtienen son los principales obstáculos para la empresa operadora, sobre todo, si nos fijamos en las pequeñas y medianas compañías que gestionan un parque de máquinas limitado.

El hecho de que las expendedoras no se contabilicen por millares no quiere decir que no se precisen de buenas herramientas de gestión logística para sacar el máximo partido al negocio, sin embargo, muchas veces la inversión en tiempo y dinero que hay que dedicar a implementarlas origina las primeras reticencias.

Una vez superadas estas, el objetivo debe ser dotar a ese Plan Logístico del software, en singular o en plural, más apropiado.

Cuando se habla de logística en empresas vending, en opinión de Jesús Fernández, se debe atender a tres grandes bloques como son las tareas internas en el almacén que incluyen la organización y preparación de mercancía para reparto, la planificación de las visitas y los procesos de carga y descarga de las máquinas.

Para cubrir el primero de los bloques, la solución desarrollada por EAC Vending “planifica y propone los artículos y cantidades que tiene que llevar para cada máquina, el total que necesita cargar en el vehículo de cada ruta, optimizando la carga, lo que implica menor consumo, menor necesidad de descarga de mercacía devuelta, optimización de stocks en el almacén, etc., y además simplifica al extremo estas tareas con la mínima intervención por parte de los operarios, siendo una herramienta que les ayuda mucho en su trabajo”.

Para el diseño de las rutas, el software de esta empresa desarrolladora tiene en cuenta criterios y situaciones del stocks de los artículos en las máquinas, “ya que nuestro sistema no solo controla el stock del almacén o almacenes, sino que además controla el sotck en vechículos y en cada máquina”.

Para el último de los casos el objetivo es evitar esa doble visita que operario realiza a la máquina: la primera para constatar y tomar nota de los artículos que faltan y hay que reponer, la segunda la que se realiza desde el vehículo de nuevo a la máquina para dejarlos allí. “Nuestro sistema evita esta doble visita ya que el operario consulta en la PDA la mercancía que el sistema le indique que tiene que subir a la maquina, lo que permitirá al reponer disponer de mas tiempo para realizar mas visitas por día”.

La de EAV Software es una de las soluciones especializadas en vending que hay en el mercado y que compite con Digisoft Vega, la más extendida entre las grandes empresas de vending a nivel europeo.

Pero también hay una gran variedad de recursos alternativos que, aunque no especializados en empresas vending, han desarrollado herramientas muy potentes que ya arrojan buenos resultados en empresas del sector de la distribución alimentaria. Es el caso de Routing Maps, un software destinado a la gestión del transporte y la dirección de las operaciones logísticas.

Alejandro Rodríguez, consultor e investigador del Instituto Tecnológico de Informática, es uno de sus impulsores y el mismo nos explica qué puede aportar este software a una empresa de vending. “Sobre todo, capacidad de planificación, gestión de flotas y optimización de rutas”.

Esta labor la realiza el programa de “forma inteligente y pensada para los directores de operaciones ya que ayuda a tomar decisiones clave sobre qué vehículos utilizar, a qué clientes servir, en qué orden, qué repartos hacer y en qué momento”, relata Alejandro. Routing Maps tiene la capacidad de considerar todo el problema como un conjunto de modo que “se maximiza la calidad del servicio y se minimizan los costes totales de operación, en definitiva, se optimiza la logística de una empresa de vending”. 

Sea o un una empresa de venta y distribución automáticas, los beneficios que alcanzan los que se decantan por aplicar estas herramientas se pueden cuantificar de manera clara, llegando a unos ahorro que, dependiendo de la empresa, “pueden llegar hasta un 25%-30% de los costes totales de operación”. 

Trabajar con Routing Maps requiere de un estudio previo de las necesidades de cada empresa y por eso también realizan labores de consultoría. “Los proyectos los hacemos a medida de sus objetivos e inquietudes. Cada empresa se puede encontrar en un estado muy diferente de planificación y por tanto los factores a considerar son muy diversos”, detalla Alejando que también resalta la necesidad de conocer bien la empresa en la que se quiere implantar el sistema, sus procesos, su tecnología, su equipo humano, objetivos y restricciones para analizar la mejor forma de abordar su planificación.

La evolución en la logística es evidente para estos creadores de soluciones tecnológicas aplicadas a procesos rutinarios. “La logística se está transformando desde una simple función de almacenaje y transporte a un elemento estratégico para las empresas y clave para la competitividad de las mismas. Ha pasado de ser una función reactiva a un elemento proactivo. Así que los objetivos también han evolucionado. No sólo hablamos de hacer entregas, sino de hacerlas de forma eficiente y con un alto valor añadido. Se pueden reducir costes, al tiempo que se mejora la fiabilidad, la calidad del servicio, la transparencia y flujo de información, etc.”, manifiesta.

Llegamos al punto de poder afirmar que una empresa de vending sin programas o herramientas de gestión logística compite en desventaja con las que sí lo tienen. No solo porque dejan de ofrecer un mejor servicio, sino porque también dejan de ahorrar en recursos que se pueden reinvertir en la propia empresa.

Una vez que se tiene claro que la logística es un área a la que destinar esfuerzos económicos y de tiempo, no siempre es fácil decidir qué elementos implementar. En esta ocasión hablamos de los programas que facilitan la gestión del almacén y de las rutas de reparto, pero hay otros factores como la formación del personal o los propios vehículos y equipamiento que se necesitan para llevar a cabo las distintas funciones.

Dentro del primer grupo de “necesidades” tampoco es sencillo elegir. Hay muchas alternativas en el mercado pero ninguna capaz de ofrecerlo “TODO”. “Las herramientas se pueden y deben integrar. Lo que ocurre es que las empresas evolucionan y no pueden deshacerse de los sistemas o software ya instalados y que son útiles. Tampoco es fácil, ni creo, que exista una solución perfecta para todas las facetas de la empresa. E incluso algunas de las herramientas deben adaptarse o ser desarrolladas en el interior de la empresa. Así que es clave que el flujo de información sea coherente y esté integrado en toda la empresa, en sus departamentos y en sus herramientas informáticas”, opina Alejandro.

Las soluciones planificadas ex profeso para las empresas de vending se acercan más a este objetivo, pero tampoco logran los mejores recursos en todos y cada uno de los procesos. “Nosotros intentamos proporcionar todos os servicios a traces de nuestro ERP que abarca tanto el apartado comercial y de CRM como la facturación, la gestión de compras, las gestión de stocks, la planificación de rutas, la de cargas, las de registro o las actividades del personal que está en la calle, ya sean reponedores o técnicos, gracias al uso de las PDA’s”, asegura Jesús.

La principal diferencia entre estos dos tipos de enfoques es la especialización y, por tanto, la capacidad que tiene cada una de sacar el mayor rendimiento del campo en el que trabaja. Por un lado, programas como los de EAC Vending, es decir, construidos pensando en una empresa de vending, ofrecen apoyo tanto en los procesos de oficina (facturación, gestión de compras, stock, planificación de rutas…) como el trabajo de los propios técnicos o reponedores o la lectura de la electrónica de la máquina, todo ello a través de un sistema alojado en la nube para el que no se requiere más inversión que el mantenimiento mensual del servicio.

Por otro lado, encontramos empresas especializadas por ejemplo en la gestión del transporte como Routing Maps o Routing Reparto, capaces de planificar con todo detalle los recorridos a realizar de la manera más eficiente posible y generando importantes ahorros de tiempo y consumo.

Estos programas se centran en determinados aspectos y son capaces de generar las mejores soluciones teniendo en cuenta características como la de los propios vehículos, sus conductores o los modos de imputar costes y de considerar las capacidades de carga (litros, bultos, m3, etc.). “Se consideran las geolocalizaciones de sus clientes y almacenes, regiones geográficas o ámbitos de actuación, horarios de entrega, calendario de pedidos y otros conjuntos de restricciones. Por último, aunque el software propone las mejores soluciones posibles, el decisor humano siempre tiene la última palabra. Puede generar diferentes escenarios de acción y evaluar comparativamente las soluciones para tomar la solución que mejor se adapta a sus características”, relata Alejandro.

Retos en la logística del futuro

La tecnología ha mejorado gran parte de las actividades y tareas que se realizan en todo tipo de empresas no solo las de vending, pero como introduce el responsable de Routing Maps finalmente son las personas las que toman las decisiones a partir de los datos o las indicaciones que ofrecen estos avances.

“Para planificar hay que tomar decisiones y para tomar decisiones complejas en un entorno incierto y variable, además de experiencia y conocimiento, es muy útil la tecnología. Como te comentaba antes, Routing Maps planifica y ayuda a tomar decisiones. Estoy de acuerdo en que logística es igual a planificación, a servicio, a información, a trazabilidad y a muchas otras cuestiones complejas. La tecnología es muy importante hoy en día. Pero también lo son las personas, su formación, la organización de la empresa. La gestión de la información, la colaboración e integración con clientes y proveedores, etc.”, puntualiza.

En el mismo sentido se manifiesta Jesús Fernández que también admite que “el programa es una herramienta de Planificación y Control, las soluciones que aporta permiten implantar métodos de trabajo ágiles y eficaces, sin tal herramienta no seria posible lograrlo”.

Estas circunstancias hacen inevitable una buena formación en la materia o un servicio propio o externo capaz de gestionar y extraer lo mejor de estas aplicaciones tecnológicas, por eso siempre es bueno optar por empresas que además del programa contribuyan con métodos de trabajo.

Muchos de los problemas de las empresas se deben a las personas. No quiere decir que no sean capaces, sino a cómo se organizan para trabajar conjuntamente. Si las personas están bien formadas, se coordinan y planifican adecuadamente, con recursos limitados, se pueden hacer las cosas muy bien. Una inversión en tecnología debe ir acompañada de una formación adecuada, de una buena planificación y gestión del cambio, e incluso de una reingeniería de procesos logísticos.

Entre los retos logísticos a los que se enfrentan las empresas de distribución en nuestro país, los expertos señalan la alta competencia que existe en la actualidad, una situación que implica que los márgenes sean cada vez más reducidos. Es por ello, que las empresas deben lograr ser más eficaces y ágiles a la hora de prestar un mejor servicio a los clientes y acometer un mayor volumen de operaciones con los mismos recursos -empleados y maquinas- sin incrementar los costes operativos.

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