Software de gestión para hostelería: la importancia de un control centralizado

HOSTELVENDING.com 06/04/2018.- La digitalización es un paso fundamental para conseguir una cuota de mercado mayor, y en contra de la creencia de muchas empresas, esta transformación va mucho más allá de la creación de un perfil en las redes sociales y el atender a los clientes a través de correo electrónico o whatsapp.

No. El digitalizar una empresa supone implementar nuevos procesos, tecnologías y protocolos para agilizar toda la actividad, reducir la cantidad de errores y conseguir que toda la gestión sea mucho más eficiente y cómoda tanto para los directivos como para los propios empleados. Para el sector de la hostelería, son muchas las herramientas de software disponibles en el mercado dependiendo del área que se quiera gestionar, aún así, da la sensaciónd e que a veces todo avanza demasiado lento.

“Las pequeñas empresas en España, si es cierto que históricamente han tendido a “retrasar” o “rechazar” los cambios tecnológicos, pero la competencia cada vez es más dura y es necesaria una diferenciación. La digitalización que estamos viviendo, es una realidad tanto para las grandes compañías como para las pequeñas porque al final del día suponen un ahorro y forma de automatizar procesos que, en el medio y largo plazo, les benefician”, explica Raúl Fuster, director de marketing del Grupo Ingenico en la Península Ibérica.

Se podría decir que estamos asistiendo a un nuevo modelo incluso cultural: “Es como cuando pasamos de utilizar los antiguos teléfonos móviles de llamar y enviar SMS a poder instalarle aplicaciones, el juego cambia por completo”, continua el directivo. 

Sin ir más lejos, según una encuesta realizada por la FEHR, un  50% de los empresarios españoles  del sector de la restauración considera   importante la tecnología en el sector de la hostelería,  a pesar de que  aún existe un 12,4%   de empresarios del sector que no cuentan con una herramienta digital. Estos realizan manualmente todas las gestiones de su establecimiento, lo que   impide   llevar un  control real de los datos, principalmente por los errores humanos que pueden producirse en el volcado de los datos y la falta de información en tiempo real.  Aunque el 87,6%  de los hosteleros cuentan con un sistema de gestión para su local, estos poseen sistemas antiguos, adquiridos como si se tratara de un producto y no como un servicio que les ayude a controlar su establecimiento. Estos sistemas de gestión ofrecen soluciones parciales y, desde sus orígenes, finales de los años 90, apenas han sido actualizados, con lo que se pierde una gran parte de las ventajas que aporta la innovación tecnológica. ¿Pero qué nuevas herramientas están naciendo para la hostelería y por qué debería plantearse el empresario integrarlas?

La digitalización en la relación con los clientes

Recientemente, Ingenico ha lanzado Axium, una plataforma que también digitaliza el comercio en tienda. A través de esta plataforma, se accede a un ecosistema completo en la nube, que se basa en los sistemas operativos abiertos de Android y de Telium Tetra de Ingenico, para converger negocios y pagos. 

Así, los nuevos sistemas, como Axium o Telium Tetra, son la evolución y adecuación de los terminales a la nueva digitalización de las empresas. Más que un sistema en sí, son un nuevo ecosistema que permite controlar y aportar un valor diferencial al terminal tal y como lo conocemos.

Para entender los beneficios que pueden aportar estas plataformas al sector hostelero, o a cualquier otro sector, es importante destacar su funcionamiento. Desde Ingenico han visto una necesidad de aportar soluciones tanto al comercio como al consumidor, por ello, han habilitado una parte del sistema operativo para poder instalar aplicaciones en HTMl5, siempre manteniendo la seguridad del propio terminal y todas las certificaciones necesarias (PCI, EMV, VISA, MASTERCARD…). 

AXIUM es el equivalente a Telium Tetra basado en un sistema operativo Android, y va asociado con una serie de servicios Cloud Services que sin duda alguna pueden reducir los costes de mantenimiento, gestión y control de los terminales.

Al poder instalar aplicaciones en HTMl5 desarrolladas por el propio comercio o terceros, permitimos, por ejemplo, que el comercio integre una encuesta de satisfacción a los consumidores justo antes del pago y poder consultar las estadísticas y analizar los resultados via website. 

“Además de este ejemplo, podemos encontrar aplicaciones check-in, check-out, reservas (entradas de teatro, taxi u otro tipo de transportes…), procesamiento de tarjetas de fidelización… En definitiva, un amplio abanico de posibilidades que aportan esa diferenciación que necesitan los comercios hoy en día”, expresa Fuster.

A la pregunta de en qué medida pueden aumentar la rentabilidad del negocio, el Director de Marketing de Ingenico responde que se puede llegar a diferenciar dos casos: por un lado, el comercio va a tener una reducción de costes con aplicaciones tipo helpdesk, integradas en el propio terminal, o contratando los servicios de Cloud Service. 

Como estos nuevos terminales tienen pantalla táctil, pueden capturar la firma del usuario en el propio terminal y ahorrar en la impresión de tickets. Una vez más, son solo algunos ejemplos, cada negocio tiene sus peculiaridades y necesidades.

Además de reducir costes lo más interesante para el comercio quizás sea el poder incluso incrementar sus ingresos. Esto es lo que llamamos aplicaciones de “venta extra” y se trata de ofrecer al consumidor servicios o productos de un tercero de forma cruzada y obtener comisiones por ello.

Si tomamos el ejemplo anterior, un hotel que vende las entradas del teatro desde el terminal, puede tener una comisión por cada entrada vendida. Y esto con todos los servicios de terceros que nos podamos imaginar: “Lo que Ingenico pretende es simplificar y ayudar a los comercios a rentabilizar los terminales y darles un uso que beneficia al consumidor y al comercio al mismo tiempo”, añade Fuster.

Por supuesto, el sistema de Ingenico no es excluyente con ningún tipo de empresa y traslada los beneficios a cualquiera: “Tenemos una serie de terminales adaptados a todas las necesidades de los clientes, tanto de movilidad como de sobremesa, integrados con caja registradora… AXIUM, justamente, ofrece la posibilidad de usar el propio terminal como caja registradora con un software de caja que esté integrado con los sistemas gestores del comercio”.

Además, Ingenico dispone además de los terminales de pasarelas de pago que incorporan herramientas de reporting con funcionalidades para ver en tiempo real las ventas, parametrizar alertas de control para evitar fraude entre otras. El mercado demanda soluciones omnicanal, es por ello que en Ingenico hemos integrado las pasarelas de pago presencial y online para poder ver de forma unificada y en tiempo real las ventas que realiza el comercio independientemente del canal por el que se venda, y manteniendo los más altos estándares de seguridad, ya que todas nuestras pasarelas de pago están certificadas en PCI-DSS.

Finalmente, el beneficio de un sistema como el de Axium y Telium Tetra no es únicamente para el empresario, sino también para el consumidor, al que se le va a permitir utilizar el medio de pago preferido obteniendo incluso descuentos al realizar ventas cruzadas sin tener que moverse del comercio: “Realizar compras online y recoger en tienda, fragmentar los pagos, obtener micro-créditos o aplazamientos en tiempo real a la hora de pagar son algunos de los beneficios que el cliente obtiene”.

 
El backoffice para gestión de la producción

Gestión de stock, rentabilidad de cada menú, control de los recursos humanos… Estas y muchas más son las preocupaciones que pueden afectar a cualquier empresario que tenga a su cargo un restaurante.  ¿Pero y si todo se pudiese gestionar desde la misma plataforma?

Según explican desde Igor Treslin, CEO de Storyous, comenta que efectivamente el sector hostelero en España es bastante reacio a implantar cambios tecnológicos como el que propone su empresa, aunque lo cierto es que actualmente es que estamos ante un cambio promovido por las nuevas generaciones de empresarios.

Pero sin ir más lejos, el principal aliciente que puede motivar al cambio es la capacidad de saber qué es lo que está ocurriendo en cada negocio en tiempo real, cuánto tiempo se está ganando en cada momento, qué productos tendrá que comprar en breve o cuál es el rendimiento de cada trabajador, todo esto sin la necesidad de estar físicamente en el establecimiento.

“Si hacemos una estimación de datos, podemos decir que, por ejemplo, simplemente por el hecho de utilizar un comandero digital en horas punta, los ingresos pueden aumentar hasta en un 8%. Además, utilizando un sistema de gestión como Storyous para controlar el almacén, los propietarios de restaurantes y bares pueden ahorrar hasta un 90% de su tiempo al mes (dependiendo del tamaño del negocio), y gracias al aprovisionamiento sistematizado es posible ahorrar decenas de horas al mes. Lo mismo sucede con las plataformas que integran la entrega a domicilio, estas pueden llegar a ahorrarnos hasta 10 horas de nuestro tiempo al mes”, explica Treslin.

Pero sin duda, la gran fortaleza de los sistemas de backoffice para hostelería radica en la capacidad de estar en el negocio sin tener que estar presente en el establecimiento: “Pongamos como ejemplo que el propietario de un restaurante desea pasar un fin de semana fuera con su familia; con los sistemas antiguos, tendría que depender completamente de sus empleados para que le informaran acerca de cómo están yendo las cosas. Con un sistema instalado en la nube, puede ver en tiempo real cuántas mesas están ocupadas en ese momento en el restaurante, cómo están siendo las ventas, ver en detalle cada factura e, incluso, ver que stock queda de cada producto, etc.”.

En cuanto al perfil de empresa que podrían beneficiarse de este sistema, Treslin afirma que es perfecto para los propietarios que buscan rentabilizar su negocio ahorrando tiempo y dinero que tengan a su cargo cafeterías, bares y restaurantes tanto pequeños como medianos.

Ante esta situación, nace la duda de si cualquier empresa es capaz de asumir lo que involucra esta tecnología, a lo que el director de Storyous responde ocn la importancia de que este tipo de herramientas digitales siempre sean accesibles y fáciles de usar para cualquier perfil de empresario: “Es más, se ha demostrado que en apenas unos minutos todo el equipo del establecimiento es capaz de controlar esta nueva herramienta para el local. En cuanto a la interpretación de los datos, el sistema ofrece en tiempo real informes de facturación, beneficios, disponibilidad e ingresos por mesa y empleado, cantidad de productos vendidos, entre otros. Todos ellos de manera clara y fácilmente interpretables y con gráficas de evolución”.

Potenciales clientes

Y la digitalizción de la gestión es fundamental para el buen funcionamiento del negocio, ¿pero qué hay de la relación con los clientes antes de llegar al comercio? En este caso, cada empresa tendrá unas necesidades muy específicas dependiendo del target al que se quiera dirigir.

El sector hotelero es de los que mejor aprendida tienen esta elección, y plataformas como Onalia, por ejemplo, tienen muy claro que quieren dirigirse al sector turístico y hotelero con el fin de incrementar las reservas directas y minimizar la dependencia de los grandes canales y agencias de intermediación.

Dentro del paquete de servicios incluyen la web completamente adaptativa a cualquier dispositivo en 5 idiomas, el motor de reservas y potentes herramientas de marketing online para fidelizar e incrementar las reservas directas a través de internet.

Ante todo, esta plataforma es el referente de cómo hay que saber usar todos los recursos digitales disponibles para captar y fidelizar nuevos usuarios, y como prueba de ello, la empresa ya ha constatado un incremento de facturación directa de sus clientes del 1100%. Esto significa que un hotel que facture directamente en su web 1000 euros al año, podría llegar a los 11.000 euros en los próximos 12 meses. Para el caso del vending y el retail, la mecánica tendería a ser bien distinta, aunque demuestra como el entorno online puede potenciar considerablemente las ventas una vez se encuentra optimizado.

Las empresas españolas, suspensas en la digitalización de sus procesos

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