La EVE consigue el Protocolo de actuación del TicketBai (Parte 1)

HOSTELVENDING.COM 01/06/2022.- La Asociación de la distribución automática de Euskadi (EVE), ha conseguido trasladar hasta el Departamento de Hacienda y Finanzas de la Diputación Foral de Gipuzkoa el sistema TicketBai y su impacto en la industria de la venta automática. En calidad de un auténtico colectivo de representación, la EVE ya tiene a su disposición el informe de actuación del TicketBai en el sector.

Un auténtico logro que se enmarca en las jornadas que Urkotronik celebró el 10 de marzo de este año, que bajo el título “Jornada Informativa Ticketbai de Vending en Gipuzkoa”, se abordaron algunos de los interrogantes del Estudio realizado sobre el impacto económico del sistema de facturación TicketBai en el sector de la distribución automática.

Ese estudio abrió la veda a conversaciones posteriores con las administraciones públicas. El pasado mes de abril, la Asociación, junto a la compañía Urkotronik, estuvo en contacto con Koro Pereiro, Subdirectora general de Estrategia Tecnológica en el Departamento de Hacienda Foral de Gipuzkoa, a quien le hicieron llegar el estudio realizado. Posteriormente, en ese mismo mes, convocaron a la EVE las tres Haciendas Forales, en compañía de Luis Javier Irastoza, jefe de Servicio de Transformación Tecnológica Tributaria.

Un encuentro en el que volvió a plantearse el informe, exponiendo las diferentes formas de conectarse a TicketBai y las grandes dificultades económicas y técnicas que este entraña. En esta reunión estuvieron en representación de la EVE, Luis Tomás Díaz de Cero y Carlos Abad, y en representación de Urkotronik, Sara Abad y Arrate Villagarcía.

La reunión fue un momento clave en esta travesía de la EVE, puesto que el Departamento de Hacienda y Finanzas de Gipuzkoa se comprometió con la asociación en que antes del 27 de mayo, día en el que se celebró la reunión de la EVE, les enviarían el protocolo de actuación del TicketBai en la distribución automática. Y así fue.

Protocolo de Actuación del TicketBai en la Distribución Automática: te lo contamos

Antecedentes

La Norma Foral 3/2020 de 6 de noviembre, por la que se establece la obligación de utilizar herramientas tecnológicas, establece el cumplimiento de la obligación TicketBAI para los contribuyentes del impuesto sobre sociedades, del impuesto sobre la renta de las personas físicas que desarrollen actividades económicas y del impuesto sobre la renta de no residentes que obtengan rentas a través de un establecimiento permanente.

La peculiaridad de las máquinas expendedoras

Como mencionamos anteriormente, el sector de las máquinas automáticas presenta características propias y claramente diferenciadas en relación a otros sectores, por lo que se dan circunstancias técnicas y económicas que podrían condicionar la adopción de dicho cumplimiento.

“El Decreto Foral 32/2020, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se desarrolla la obligación TicketBAI contempla en el artículo 6 la posibilidad de solicitar la exoneración de la obligación en los supuestos reflejados”.

Es decir, operaciones consideradas circunstancias excepcionales de índole técnico que pudieran imposiblitar el cumplimiento, y por ende quedar exentas de esta aplicación. En ese caso, la exoneración tendrá carácter temporal y estará condicionada al compromiso de realizar las “adaptaciones necesarias para poder dar cumplimiento a las referidas obligaciones en relación con dichas operaciones”.

Con esto presente y teniendo en cuenta la singularidad de la distribución automática, la EVE ha conseguido que la Hacienda Foral constate este hecho y plantee una propuesta de actuación con el objetivo de dar cumplimiento a la necesidad de ofrecer un sistema que garantice los requisitos citados y que cumpla con la obligación de TicketBAI.

Propuesta de actuación

La propuesta se basa en establecer un sistema que garantice la trazabilidad de datos recogidos en cada máquina. Así, las lecturas recibidas servirán para la elaboración de las facturas y éstas serán enviadas a la Hacienda Foral dando cumplimiento a TicketBAI.

Para ello, se parte del estándar EVA-DTS (Data Transfer Standard), como sistema eficaz de recogida de datos. Este estándar EVA-DTS busca proporcionar un formato común para los datos requeridos por los operadores de máquinas automáticas.

En concreto, se basa en el concepto de que los datos de diferente tipo deben introducirse en las máquinas de distribución automática para permitir que la máquina ofrezca el servicio requerido. Asimismo, los operadores deben poder acceder a los datos de ventas acumulados y almacenados en el equipo y transferirlos a sistemas de gestión con fines técnicos o comerciales.

Tras analizar el contenido, se llega a la conclusión de que los operadores de las máquinas expendedoras tienen disponible toda la información necesaria para la generación de ficheros XML para TicketBAI dentro de los ficheros EVA-DTS.

Paso 1: Lectura de las máquinas

Los operadores de la distribución automática tienen disponible toda la información necesaria para la generación de ficheros XML para TicketBAI dentro de los ficheros EVA-DTS.

1. El operador hará una extracción del fichero EVA-DTS de cada máquina con una frecuencia máxima de 30 días naturales. Se podrían hacer extracciones con mayor frecuencia que la requerida: Reposiciones, mantenimientos…
2. El operador tendrá que conservar esos ficheros sin alterar. El código CRC presente en los ficheros servirá como comprobante de integridad de cara a auditorías/inspecciones.
3. Si en cada extracción del fichero EVA-DTS se hace un reset, el dato a reportar sería el detallado en los campos “Since Last Report”. Si no es así, se tendrían que hacer la resta de números de ventas e importes de los campos “Since Initialization” con los valores de la extracción anterior.
4. En las máquinas expendedoras se venden artículos con diferentes tipos de IVA: Por ejemplo, el 4% en frutos secos naturales, 21% en bebidas azucaradas y edulcoradas… En los ficheros EVA-DTS no se especifica el tipo de IVA de cada artículo. Será responsabilidad del operador el declarar correctamente el tipo de IVA de cada artículo, cruzando los datos de totales de ventas de cada artículo con el IVA que le corresponde para generar el desglose de IVAs que se incluye en los ficheros TicketBAI.
5. El operador podría generar un fichero TicketBAI por cada extracción y máquina (número de serie). Con la información proporcionada se deberá presentar la información agregada por cada tipo de producto con el tipo de IVA aplicado.
6. El operador puede generar manualmente los ficheros TicketBAI, pero en cualquier caso se recomienda la utilización de algún SW que automatice la extracción de los ficheros, el cruce con el tipo de IVA de cada uno de los productos que vende la máquina, la resta con los valores de la extracción anterior si hubiera que hacerla y la generación, firma y envío a TicketBAI.

Paso 2: Elaboración de las facturas

El protocolo también recoge las diferentes formas de elaborar una factura que cumpla con la obligación TicketBAI:

Por un lado, con la aplicación informática puesta a disposición por la Diputación Foral de Gipuzkoa a tal efecto (Fakturabai, disponible en la plataforma Zergabidea). Se trata de una herramienta útil y eficaz para un envío no sistemático y de volumen no elevado de facturas. La segunda opción: con algún otro software que se encuentre inscrito en el registro constituido a estos efectos y visible para su consulta en la web de TicketBAI.

En cuanto al contenido a incluir en cada factura, se pide elaborar una factura periódica por cada máquina, incluyendo una línea de detalle por cada tipo de producto vendido, indicando: “Cantidad” (Número de producto vendidos); “Precio” (Importe SIN IVA); e “Importe total” (Importe CON IVA).

El documento también recoge otros aspectos clave a considerar, como que en todos los casos, se trata de elaborar Facturas Simplificadas, sin identificación del cliente final; o que En el caso de comerciantes minoristas cuando sean personas físicas o entidades en régimen de atribución de rentas en el IRPF, la entrega de productos a través de máquinas automáticas en el mismo estado en que se adquieren, como son las bebidas refrescantes, golosinas, tabaco, etc., se tributa en el régimen especial del recargo de equivalencia.

Respecto a su periodicidad, se plantea la lectura de los datos con una periodicidad máxima de 31 días naturales entre lecturas. Asimismo, la emisión de las facturas será mensual, es por ello que en cada factura se incluirá la lectura o lecturas desde la anterior lectura.

¿Quieres seguir aprendiendo sobre el nuevo protocolo de actuación del sistema TicketBai en la distribución automática? Entonces, estate atento a nuestra web porque continuaremos contándote los puntos más importantes en nuestra segunda parte. 

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