Distribución automática

Lo primero y más importante es definir perfectamente qué producto queremos poner a la venta. Hay muchísimos productos e ideas en el mercado, pero no hay que descartar ser originales y pensar en nuevos nichos de negocio.

Si pensamos en una máquina de vending, los artículos más extendidos y habituales son las bebidas calientes, las bebidas frías, el tabaco y los snacks.

Tabaco y café ocupan las primeras posiciones en el ranking de la cuota del mercado del vending y, por tanto, los que más se han explotado.

Los snacks son también muy populares y, cada vez más, la comida saludable como ensaladas como sándwiches o platos de comida que se pueden calentar en un microondas como sopas, cremas o potajes Una alternativa cada vez más frecuente en centros de trabajo.

También hay máquinas que calientan la comida en la propia expendedora. Bocadillos calientes o pizzas son habituales en este tipo de formatos.

Pero el vending no tiene límites. Basta un pequeño recorrido por la web de Hostelvending para comprobar todos los artículos e ideas que caben en una máquina de vending: libros, juguetes, souvenirs, golosinas, preservativos, productos de higiene íntima, artículos eróticos, botellas de vino, camisetas y hasta anillos de compromiso.

Si elegir el producto es importante, escoger la ubicación de la máquina es vital.

Para que una máquina tenga éxito, es muy importante ubicarla en lugares de mucho tránsito de personas. Pueden ser estaciones de tren, bus o metro, hospitales, edificios públicos, paradas de autobús, playas, gasolineras, colegios, institutos, universidades o mercados, entre otras ubicaciones.

Pero hay que ir más allá y conocer bien la zona. Una máquina expendedora de productos de alimentación o bebidas en una zona donde no hay tiendas tradicionales puede ser una gran idea. Del mismo modo, si el artículo que vamos a vender es de un precio más elevado de lo habitual hay que analizar primero el nivel de renta del barrio o zona donde la vamos ubicar.

Es muy importante conocer la normativa municipal, regional y nacional al respecto del sector [Consultar punto 4].

Una vez que tiene claro el producto y la ubicación de la máquina o máquinas, el siguiente paso es ponerse en contacto con un fabricante o distribuidor para adquirir o alquilar una máquina.

Si considera oportuno contar con apoyo y asesoramiento especializado, siempre podrá contar con la experiencia de otros profesionales con un nombre ya conocido en el sector del Vending. En este sentido, las franquicias de vending, un formato cada vez más extendido, ofrecen un servicio íntegro, proporcionando las máquinas, una plan de negocio y un asesoramiento continuo.

Como en cualquier negocio, la planificación es fundamental.

Crear un inventario minucioso de los productos que surtirán la máquina es imprescindible para garantizar después que la máquina tendrá siempre productos disponibles.

Lo mismo hay que hacer con el cambio en metálico y, por supuesto, prever todos los sistemas de pago que sean posibles: tarjeta de débito o crédito, pago con smartphone… Carecer de alguna de estas alternativas supone perder clientes.

Es imprescindible contar con un espacio de almacenamiento de stock de producto y con un vehículo adecuado para poder reponer los productos, además de herramientas de trabajo que permitan hacer pequeñas reparaciones y, muy importante, realizar labores de limpieza minuciosa y periódica de las máquinas. Nada da peor imagen que una máquina de alimentos sucia.

Es recomendable acudir a marcas muy reconocidas porque la máquina se aprovecha así de las campañas de publicidad y marketing de las propias marcas. Una máquina surtida de productos de primeras marcas vende un 20 por ciento más que otras sin esta oferta, según estudios del sector.

Si no nos resulta posible operar las máquinas de manera directa se puede contratar a una persona de apoyo. Generalmente son trabajadores que cobran a comisión pero hay muchos emprendedores que acaban contratando personal de manera directa cuando el negocio prospera, crece y da beneficios.

No es preciso tener una cualificación especial pero sí es aconsejable contar con conocimiento de mecánica y electrónica para garantizar un correcto mantenimiento de las máquinas expendedoras.

Las empresas de vending que suministran máquinas suelen organizar actividades formativas en sus instalaciones.

Si trabajamos con alimentos y bebidas es fundamental tener en cuenta todas las normativas sobre higiene y manipulación de alimentos, y contar con la cualificación necesaria para poder manipular estos productos.

Una de las grandes ventajas del vending es su flexibilidad. Si una máquina no genera los ingresos esperados es sencillo cambiar el plan de negocio.

Se puede optar por cambiar o ajustar los productos que se dispensan, o bien cambiarla de ubicación.

En muchas ocasiones una máquina ha revitalizado un área ‘muerta’ en un local o establecimiento. Los beneficios son mutuos: gana el operador de la expendedora y el dueño del local.

Las máquinas automáticas tienen un beneficio inmediato, directo y claro en cualquier empresa. Para el empresario puede suponer un incentivo más para el trabajador, una muestra de complicidad y un guiño a disfrutar de pequeñas pausas durante la jornada laboral. En cuanto a costes, es una manera de ofrecer estos servicios de forma mucho más barata y cómoda, al no tener que montar una cafetería convencional, y poder multiplicar las ubicaciones con diversos equipos.

Mientras se brinde una buena atención al cliente, estas máquinas se traducen en ingresos directos para nuestras empresas; por cada compra que haga el usuario se estarán sumando números a la cuenta del propietario.

Respecto a los descansos de los trabajadores, con las máquinas se evitan ausencias prolongadas e injustificadas en el puesto de trabajo. Son varios los profesionales que afirman, con datos en la mano, que en una oficina con 10 personas se puede darse una pérdida mensual de 200 horas en caso de abandonar la oficina. Tomando de ejemplo un suelo de 1.300 euros, se puede traducir en una merma de 1.600 euros al mes para la empresa. De lo contrario, si los empleados disponen dentro de la oficina de un espacio habilitado para tomar el café, el tiempo perdido se reduce a la mitad.

Por otro lado, se fomentan las relaciones personales y sociales en torno a un café o a un snack, implementando el ambiente de trabajo, la productividad y, por ello, el devenir de los objetivos profesionales.

En esencia, para la empresa, tanto en términos numéricos como en satisfacción del trabajador, las ventajas son enormes, obteniendo un ahorro y unos servicios adaptados a sus necesidades y características.

Para el trabajador, las ventajas son múltiples. En función de la estación del año, en muchas ocasiones es incómodo abandonar el puesto de trabajo para tomar un café o un refrigerio; también se evita tener que abandonar el puesto si se está esperando una llamada o la realización de alguna tarea importante y, sobre todo, se ahorra una cantidad importante de dinero. Por ejemplo, en un café, la diferencia puede ser de 70 u 80 céntimos diarios, lo que puede suponer unos 16 euros al mes. El momento del café sirve para estirar los músculos y mejorar el estado de ánimo de cara a lo que quede de jornada. El trabajador ve también positivo el esfuerzo de la empresa por ofrecer un incentivo más que haga más cómoda la jornada laboral.

Una máquina expendedora no depende de horarios, las 24 horas está disponible. Con el mundo de estrés y prisas que los consumidores de hoy suelen vivir, es un alivio saber que se va a tener acceso a la selección de productos que más le convienen a cualquier hora del día y de la noche, sin depender de un horario comercial. 

Con más amplitud de horario incluso que una tienda de conveniencia, los productos estarán siempre a disposición en trayectos claves de la vida cotidiana de los usuarios, como en los viajes de ida y vuelta a los puestos de trabajo, como en las pausas de la jornada laboral o en mitad de las tareas y obligaciones de cada día. 

Los operadores de la distribución automática conocen además a la perfección en qué ubicación, tanto pública como cautiva, se puede sacar más rentabilidad a la máquina, tanto en términos de recaudación, como en posibilidades de fomentar el consumo transversal. 

Además de un servicio técnico y de reposición, el operador se convierte en el mejor asesor en materias de vending, adaptándose a cualquier petición en función de las peculiaridades del emplazamiento. Por ejemplo, si una estación de tren tiene un gran tránsito de personas a primerísima hora de la mañana, el profesional tendrá que hacer el esfuerzo para tener la máquina llena a esa hora. 

De igual forma y como complemento, en función de la ubicación, se pueden exponer una serie de productos en una máquina automática, para dar a conocer otros productos o servicios similares en un negocio atendido. Es decir, si una terraza hostelera o una cafetería aprovecha sus horas de cierre para ofrecer otros productos de forma automática, será una forma de alentar al usuario a acercarse al negocio en otros horarios y cuando las necesidades sean diferentes.

Para el empresario, una máquina expendedora funcionando las 24 horas es mucho más rentable que un negocio atendido por personal. ¿Se imaginan los sueldos que tendría que pagar por trabajar día y noche Incluyendo los fines de semana y festivos? La máquina nunca le exigirá, porque nunca para de trabajar para ti. 

Como decíamos, este hecho supone un ahorro tremendo, al tiempo que supondrá no tener que involucrarse con la venta de estos productos que se ubiquen en el interior de la máquina, haciendo posible no tener que contar con un empleado para el puesto de ventas; los consumidores son los propios encargados de realizar la transacción, que, gracias a la tecnología, cada vez es más sencilla, rápida y segura.

El trabajador tiene ante sí una oferta cambiante, que aumenta cada cierto tiempo -incluso personalizada entablando un contacto con el operador-, con lo que las opciones para dejar de lado otras ofertas se amplían vertiginosamente. Es decir, una máquina expendedora puede colmar las aspiraciones de elección de un usuario al mismo nivel que un establecimiento convencional. 

Es más, en cuanto al café y bebidas calientes, las opciones se multiplican con cierta asiduidad. Con paneles de manejo muy sencillos (con pantallas táctiles la mayoría), intuitivos y ágiles se pueden conseguir diferentes productos que, de hecho, a veces ni siquiera están disponibles en una cafetería más tradicional. Por ejemplo, de las diferentes modalidades de café, pasando por tés e infusiones, así como chocolates calientes, se pueden variar con las ofertas de los productos de mayor calidad. Además, nos brinda la posibilidad de añadir cantidades de azúcar y agua al gusto, llegando a un nivel de personalización que todavía no está totalmente integrado en la dinámica de un establecimiento atendido. 

Estas personalizaciones se incluyen dentro de una tendencia que marca la inclusión de productos de carácter saludable, con primeras marcas y los platos preparados y refrigerados a la cabeza, cuyo catálogo también se adapta a las características del emplazamiento y a la necesidad del consumidor. Es tal la capacidad de adaptación y la total convicción de que se va a cumplir la exigencia del consumidor que la distribución automática se ha convertido en un aliado de lujo para las marcas de primer nivel que buscan su expansión. 

Además de la variedad de propuestas, son distintas las opciones que se ofrecen en función de la necesidad concreta; desde un snack a una pieza de fruta, pasando por una bebida o una barrita energética, las alternativas son enormes para adaptarse a cualquier necesidad y coyuntura, ayudando además a no caer en la monotonía.

La variedad también se deja notar en los soportes, que van desde las pequeñas máquinas OCS (con cápsulas de diferentes mezclas, aromas y calidades, sean exclusivas o adaptadas) hasta las grandes expendedoras con hasta 100 selecciones diferentes; pasando por las combinaciones por módulos Snacks+Café, o las áreas de Restauración Automática, que ofrecen una variedad total con un acabado totalmente profesional y hasta tematizado, acorde con la identidad corporativa de la empresa.

Las empresas operadoras de la distribución automática tienen algo claro: acercarse cada vez más al consumidor y a las nuevas tendencias, es la clave del éxito. Y una de las más marcadas en los últimos años es la de la alimentación saludable. De unos años a esta parte, el segmento de la distribución automática ha podido deshacerse del mito que pesaba sobre sus espaldas de ofrecer una alimentación poco recomendable. Los proveedores de productos tienen ya casi todos un amplio abanico de opciones sanas y saludables en su catálogo, tanto de nueva creación, como adaptando los formatos que tengan en otro tipo de productos. En ese sentido, los operadores se preocupan sobremanera por incluir en la oferta de las máquinas todas estas opciones. 

Es más, en función de la ubicación, las opciones saludables se moldean para llegar a un grado más alto de satisfacción del cliente. Es decir, en un gimnasio, centro deportivo o escuela, sobre todo a tenor de las últimas normativas, la opción más saludable y baja en grasas estará a disposición en cantidades más importantes y con un nivel de reposición más acorde a las necesidades del emplazamiento. Mientras que el surtido podrá ser más variado en otras ubicaciones, siempre que el público sea más heterogéneo. 

La obligación de incluir alimentos determinados en las máquinas que estén dispuestas en centros escolares, la difusión de un alimentación mediterránea, o erigirse en plataforma para que los productores agroalimentarios tengan un canal novedoso de distribución, son algunas de las razones por las que esta tendencia está más en auge que nunca, con productos, entre otros muchos, que van desde las ensaladas y las ensaladillas envasadas, hasta la fruta y la verdura troceada, pasando por snacks de muesli y fibra, zumos naturales y probióticos, yogures, galletas y otros productos dietéticos, refrescos bajos en calorías o agua embotellada. 

El componente de productos saludables también ha entrado con fuerza como criterio de gran peso en las licitaciones y concursos públicos que convocan las administraciones, mientras que son varios ya los ejemplos de proyectos institucionales que han llevado por multitud de ferias internacionales el concepto de 'vending saludable'. Una idea que se basa en la distribución de productos y combinados sanos y listos para comer a un precio asequible y sin tener que preocuparse por las fechas de caducidad, gracias a la reposición con productos frescos y a un consumo ágil y dinámico. Con este concepto la empresa puede ser un marco de referencia y diferenciación para ayudar a sus empleados a llevar una vida más saludable, cumpliendo con una de sus responsabilidades. 

Y por supuesto esta línea de trabajo también ha sido reforzada por la iniciativa empresarial. En primer lugar por ofertar modelos y formatos tan específicos como la fruta de cuarta gama, ya troceada y envasada para tomar y, en segundo lugar, por emprender modelos de distribución automática específicamente para distribuir alimentos saludables, bien en modelo franquicia, en tienda 24 horas, en vending público o en cautivo. Las opciones son infinitas.

Que las grandes marcas de la alimentación, aperitivos y bebidas estén presentes en la distribución automática no es una cuestión baladí. Como concepto de servicio de gran calidad para estar al lado del consumidor, la distribución automática no escatima en poner a disposición de los clientes las mejores marcas que, aunque también se puedan encontrar en otros canales de distribución, están diversificadas para formatos específicos de consumo instantáneo y de impulso. Desde Coca-Cola, una de las marcas con más prestigio y trayectoria en todos los ámbitos comerciales, y que pone un especial énfasis en la distribución automática, hasta Nestlé; pasando por Grefusa, Kraft Foods, Kellogg, Gullón, Lavazza, illy, Velarte, Panrico, etc; todas quieren tener un escaparate en el que el consumidor sabe apreciar la calidad y la adaptación a sus ritmos de vida. 

Y es que por ejemplo, una marca con tanto radio de acción y tan enorme presencia internacional como Nestlé ve en el vending una plataforma básica para difundir las virtudes de su gran catálogo de marcas, al tiempo que busca satisfacer las necesidades de los usuarios por muy inquietantes que sean, adaptándose a los centros de trabajo, a los lugares de tránsito o a los emplazamientos más concurridos. Y su oferta se adapta desde el formato familiar, a un formato vending ideal para tomar al instante, disfrutando de esos pequeños bocados que hacen del vending un servicio de gran calidad. 

El consumidor tiene, en definitiva, un pequeño hipermercado al alcance de la mano, con todas las marcas y sabores; a un mejor precio y a un formato de consumo al instante. Debido a la variedad de productos de calidad que se pueden aglutinar en una máquina expendedora, la calidad siempre es un condicionante que está presente y que convence el paladar más exigente. Así, será la misma que se pueda encontrar en unos grandes almacenes, un restaurante o cualquier otro establecimiento. El mito de que los productos vending bajan su calidad quedó ya más que superado, con un esfuerzo de las grandes marcas por satisfacer al usuario de vending, por moldearse a los formatos más cómodos y por concentrar toda su garantía de calidad en unas dosis adecuadas a la distribución automática. 

Además de lo anterior, no supone un aumento en los precios de venta; la calidad no está reñida con el precio y los operadores suelen ajustar los precios de los productos de forma que sea justo para el bolsillo del cliente, de la empresa y del propio operador.

El servicio de la distribución automática es una cadena de empresas que se concatenan para prestar el mejor servicio posible al usuario. La cooperación empresarial es fundamental para llevar a cabo un buen servicio, que va desde la venta, hasta la gestión y el mantenimiento. Son diversos los contactos que pueden tener los consumidores con una empresa relacionada con el vending. En primer lugar, si una empresa operadora se encarga de toda la gestión, ésta será la destinataria de las peticiones de los productos, el mantenimiento técnico y de averías de la máquina, y de cualquier otra petición que surja.

Siempre son empresas dúctiles con las que dialogar y negociar el tipo de servicio, la frecuencia de reposición, las labores técnicas e, incluso, ofertas y promociones. También puede existir la opción de tener un contacto individual con cada empresa, en función de las necesidades. Es decir, se puede adquirir una máquina, contactando con el fabricante para cualquier incidencia, avería y llevar a cabo las labores técnicas para un correcto funcionamiento. A partir de ahí, como ocurre en muchas ocasiones con el café, se puede optar por elegir otra empresa suministradora, especializada en el reparto de los productos.

Ambas fórmulas son más que fiables, aunque la primera (contacto directo con el operador) es la más habitual y recomendable, por tener todas las cuestiones centralizadas en un mismo interlocutor. La capacidad de adaptación a las necesidades de la empresa es de tal calado que los operadores pueden contar con servicios de telemetría y gestión a distancia para conocer en tiempo real todas las incidencia que tengan que ver con las máquinas, un elemento ideal para medianas y grandes empresas. Y la relación puede ir incrementándose en cuanto a niveles de exigencia, hasta el punto de poder garantizar la disposición de primeras marcas y de los sistemas más fiables, por ejemplo, en café y leche, que al ser de los productos más consumidos, deben tener todas las garantías de una calidad sin aditivos artificiales.

El operador de vending no oferta y vende un producto para después olvidarse, sino que es un partner más de la empresa donde las máquinas estén ubicadas, para mantener y mejorar el servicio a los responsables y usuarios. Son varias las fórmulas en las que negociar la gestión, y todas son moldeables para satisfacer las necesidades de la empresa. Todo ha de partir de un correcto funcionamiento de la máquina, tras la instalación definitiva. Además de las tareas técnicas, también se pueden plantear cambios de emplazamiento para mejorar el servicio o el acceso a los consumidores. A partir de ahí vendrá la relación bidireccional para la petición y el suministro de productos, pudiendo aumentar, cambiar o disminuir las selecciones en función de los requerimientos del personal.

Por supuesto, el operador estará disponible para cualquier otra cuestión que pueda surgir durante la relación comercial, incluso poniendo en contacto con otras empresas de servicios similares, y que puedan complementar este servicio de vending. El profesional también estará a su disposición si necesita certificar el contrato y las condiciones del mismo para mostrar a sus usuarios todos los sellos de calidad y de gestión que estimen oportunos.

Las máquinas automáticas constituyen un ámbito en el que la renovación y la innovación son elementos muy presentes y condicionantes. Y en uno de los aspectos en el que estas cualidades más latentes son es el de los medios de pago. Al tiempo que la variedad de productos es uno de sus mayores activos, la posibilidad de pagar de varias formas también es un gran atractivo para el cliente.

Lo más tradicional son las monedas, habiendo equipos que aceptan todo tipo de monedas, y otros que se adaptan a un tipo determinado en función de la ubicación. El falso mito de que las máquinas no aceptan siempre las monedas, o no devuelven el cambio, ha quedado ya más que obsoleto, gracias a las innovaciones tecnológicas, mejora del servicio técnico y adaptación de módulos que no necesitan el cambio completo de la máquina, sino sólo del medio de pago.

Además, de forma exclusiva o combinada con el pago por monedas, se han abierto otras posibilidades en los últimos años, que han encandilado a los responsables de los emplazamientos y a los propios usuarios. Billetes, tarjetas de crédito, pago por móvil o tarjetas de pago personalizadas son algunas de las propuestas que, en mayor o menor medida, están extendidas por todo el sector.

Debido a que hay productos con diferentes precios, y para facilitar mejor la opción al consumidor, los billetes son parte integrante de las máquinas desde hace tiempo, con lectores y billeteros de lo más avanzados para ayudar a la recaudación, almacenaje del dinero y, sobre todo, para mejorar el servicio al consumidor. En cuanto al pago con tarjeta, es tan sencillo como cuando este dinero de plástico se utiliza en un cajero automático, en un restaurante o en cualquier comercio.

Dependiendo de la tarjeta, los criterios de seguridad suben al no tener que incluir ni siquiera el código secreto. Las tarjetas sin efectivo, un modelo que se está extendiendo e incentivando gran escala en Estados Unidos, es ideal para las medianas y grandes empresas, que cuentan con grandes áreas de vending o varias localizaciones. De esta forma, se evita el manejo de efectivo en la oficina, se facilita el acceso a la máquina del trabajador, él mismo recarga la tarjeta cuando quiera y se gana en tiempo de espera. De este modo, todos salen beneficiados; la empresa puede controlar el cobro y el consumo de los empleados; mientras que los trabajadores obtienen por el café o el snack del día un precio de lo más reducido.

La tecnología NFC ayuda a que estos dispositivos cada vez funcionen mejor; incluso en determinados emplazamientos, una misma tarjeta es válida para las máquinas expendedoras, el parking o los servicios de restauración. En lo que respecta al pago por móvil, esta tecnología también ha avanzado mucho en los últimos años, y supone la utilización del teléfono móvil como tarjeta de crédito, simplemente asociándola a una cuenta corriente. Un método por el que están apostando las grandes empresas de soluciones de pago; desarrollando y mejorando cada día su tecnología y aplicaciones para dar el servicio más eficaz al usuario.

El primer paso es darse de alta en el epígrafe correspondiente del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Es importante definir bien la actividad que se va a desarrollar (puede haber distintas variantes en una misma actividad) y, sobre todo, conocer cuáles son los aspectos económicos desgravables y deducibles. Además, es el primer paso para lograr un CIF que otorgue personalidad jurídica a la empresa o al autónomo.

Los empresarios del vending han de relacionarse con otras muchas empresas (fabricantes de máquinas y/o de productos, distribuidoras, etc) por lo que es necesario estar al tanto de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

No cometer errores en este ámbito es vital si se va a ejercer una actividad de operador de vending que conlleva una relación directa con muchos proveedores de productos y marcas de procedencias distintas.

La Agencia Española de Protección de Datos es la encargada de velar por el cumplimiento de todas las normativas. La principal es el decreto 1720/2007 que desarrolla la propia Ley Orgánica 15/99.

También hay que conocer y cumplir el Real Decreto 994/1999 de 11 de junio de 1999 (RMS) de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal; la Ley Orgánica 5/92 de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal de 29 de octubre (LORTAD) y la Directiva Europea 95/46 CE de 24 de octubre del Parlamento Europeo y Consejo relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

Estos textos legales y el asesoramiento de las entidades de control sirven, sobre todo, a las empresas que usan dispositivos telemétricos en el control de sus equipos y que tienen un fichero con el seguimiento de funcionamiento de las diferentes máquinas.

La de Prevención de Riesgos Laborales es de obligado cumplimiento y cuenta con un seguimiento muy exhaustivo por parte de las autoridades.

Los profesionales del vending tendrán que prestar especial atención al artículo 41, que hace referencia a los fabricantes, importadores y suministradores de maquinaria, equipos, productos y útiles de trabajo.

Así, la utilización y manipulación de la maquinaria, equipos, productos, materias primas y útiles de trabajo deben producirse sin riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores. Además, los empresarios tienen que cumplir con una serie de obligaciones en materia de información y formación con sus trabajadores en materia de seguridad laboral.

A pesar de todas las precauciones que se tomen, y por muy meticuloso que sea el cumplimiento de la norma, siempre pueden surgir incidentes imprevistos que causen algún perjuicio a personas, empresas o materiales. Para responder a estos imprevistos hay que disponer de una póliza de responsabilidad civil de las máquinas.

Las pólizas, en muchos casos, son obligatorias. Los clientes y responsables de las ubicaciones las exigen. Como en otro tipo de seguros, las pólizas contemplan múltiples posibilidades y se pueden adaptar a las necesidades específicas de cada caso.

Separar físicamente el almacén de la oficina es una norma de obligado cumplimiento en las propias instalaciones.

También es obligatorio contar con un sistema de control de plagas en el espacio de almacenaje, de coordinación o de movimiento de materiales. El control se realiza mediante la aplicación de tratamientos biológicos, orgánicos, o con pesticidas o elementos químicos si las necesidades lo requieren. En este campo, lo más recomendable es pedir asesoramiento a empresas especialistas y pasar revisiones periódicas que pueden ser obligatorias en función de los productos almacenados y el tipo de manipulación que se realice.

Formar parte de un Sistema Integrado de Gestión de Residuos es lo más recomendable. Ecoembes es el más habitual para envases de plástico, mientras que Ecovidrio lo es para los de vidrio.

Externalizar este servicio evita costes elevados y quebraderos de cabeza. Además, una consecuencia directa de la adhesión a estos sistemas es el ahorro en materias primas y en elaboración de envases.

Gestionar correctamente los residuos mejora notablemente la imagen corporativa de la propia compañía y del sector en general, ya que contribuye al reciclaje y a un crecimiento sostenible.

Es obligatorio estar inscrito en un registro sanitario, sea del ámbito local o autonómico, que respalde oficialmente el cumplimiento de las normativas higiénico-sanitarias referentes del sector. 

Dependiendo del segmento de negocio que se trate, el empresario deberá conocer todo lo relativo a la manipulación de alimentos, recepción de materias primas, normas de tratamiento y envasado, así como los requisitos para un transporte y puesta en circulación adecuada. Los helados, por ejemplo, cuentan con un decreto concreto (618/98) sobre su manipulación. 

Estas normativas garantizan que los productos se almacenan, transportan y manipulan en óptimas condiciones de temperatura, higiene y limpieza y que no están en riesgo de contaminación por proximidad o contacto con residuos o aguas residuales, humos, suciedad, insectos, roedores, aves u otros animales, entre otros aspectos.

Establecer un plan de autocontrol de calidad, basado en la aplicación de análisis de riesgos y control de puntos críticos, es imprescindible para anticiparse a cualquier problema y estar preparados para aportar soluciones. Cualquier empresa homologada puede emitir un informe que determine los riesgos y, una vez establecidos, hacer un control y seguimiento de los mismos.

Implantar un plan de trazabilidad es obligatorio en determinados productos, para controlar su situación y estado en el almacén, en el sistema logístico y en el de transporte.

Se trata de un conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto (o lote de productos) a lo largo de la cadena de suministros, en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas.

El sistema identifica el producto unitario, el embalaje o caja y los bultos o la paleta.

El software de gestión de datos permite imprimir etiquetas, grabar chips RFID, almacenar datos capturados e intercambiar elementos con otros sistemas de gestión.

El personal que se dedica a la distribución automática de alimentos debe contar con un certificado de manipulación de alimentos.

La seguridad de los alimentos es una preocupación constante de todas las organizaciones sanitarias. Los cuadros de enfermedades asociadas a una incorrecta selección, conservación, manipulación y preparación de los alimentos son frecuentes y, en muchas ocasiones, graves. De ahí la importancia de que el personal esté formado en esta materia y tenga los certificados correspondientes, que a día de hoy se pueden obtener incluso con cursos on-line.

Para llevar a cabo la distribución de bocadillos, lácteos y otros productos que necesiten una temperatura determinada para su conservación hay que disponer de cámaras frigoríficas y de vehículos especialmente acondicionados para no romper la cadena de frío. 

Es imprescindible un sistema de trazabilidad que garantice todo el proceso de esta cadena, así como unas instalaciones y unos medios de transporte que cumplan las condiciones higiénico-sanitarias específicas. 

La normativa al respecto está recogida en el Real Decreto 2483/1986, de 14 de noviembre, por el que se aprueba la Reglamentación Técnico-Sanitaria sobre condiciones generales de transporte terrestre de alimentos y productos alimentarios a temperatura regulada.

Por último, en cumplimiento de la Ley de Comercio, todas las expendedoras automáticas han de tener unas placas identificativas de la empresa, su dirección y el CIF. También debe figurar un número de atención al cliente para poder atender posibles reclamaciones o incidencias.

En todo caso, los empresarios y empresarias del sector tienen que estar atentos a cambios en la normativa y nuevos reglamentos, ya que cada día se producen novedades en materias como la identificación nutricional de los productos o las exigencias de productos saludables en el vending de licitación pública.

• Por parte de las empresas del sector:
  • Consolidación de las empresas que lideran el mercado y aumento de su participación de mercado en ventas.
  • Esfuerzos por responder a las demandas de calidad y variedad del consumidor.
  • Inversión en innovación tecnológica para mejorar sus servicios
• Por la parte del usuario de la máquina:
  • Demanda de más variedad de productos.
  • Demanda de más calidad en los productos y servicios.
  • Demanda de un mejor servicio por parte de las empresas operadoras.
• Por parte de organismos autonómicos, estatales o europeos:
  • Aumento de las legislaciones que afectan directa o indirectamente al sector como las sanitarias, nutricionales, medioambientales, seguridad en el trabajo o protección de datos.

¿Cómo afecta esta situación del mercado de la Distribución Automática a la Gestión de las empresas operadoras?, ¿cómo debe afrontar la empresa operadora esta situación de cara a los próximos años?. 

Lo que está claro es que, si la empresa operadora quiere adaptarse a las necesidades del mercado actual y futuro, debe repensar el modelo de negocio que ha utilizado hasta el momento.

a. Desde el punto de vista de la organización interna de la empresa

Veamos, a modo de ejemplo, las partes que componen el precio de un café a 50 céntimos de euro:

(Estos valores se han obtenido de una empresa tipo con 600 máquinas de bebidas calientes y una media de 10.000 servicios máquina/año.)

Conclusiones de las cifras:

1. En estas circunstancias, cualquier incremento del precio P.V.P. es un incremento que va directo a beneficio. Es decir, si en lugar de 0,50€ por servicio se cobra un precio de 0,55€, el beneficio pasa de 0,018 € a 0,068 €. 
2. Una mejora en la gestión operativa, o sea, en reposición y servicio técnico, puede reducir la aportación de estos dos ítems dentro de la composición de precio de un servicio y, por lo tanto, un incremento directo en el beneficio obtenido. El uso adecuado y selectivo de tecnologías como la Telemetría o la localización geográfica por GPS es una contribución importante a la optimización de la gestión operativa de las compañías operadoras.
3. Una re-estructuración interna de la compañía con personal más formado y preparado, conjuntamente con una gestión informática adecuada, aporta una mayor flexibilidad a la compañía, una mayor capacidad de actuación y una reducción de los costes estructurales dentro de la composición de precio del servicio.
4. Otra conclusión importante es que la falta de control en cualquiera de los componentes del precio puede hacer que el escaso beneficio obtenido por servicio se convierta en una pérdida. Es decir, por cada servicio -en este caso de café-, se pierdan uno o varios céntimos.
5. Es importante que las empresas operadoras establezcan los mecanismos internos necesarios que les permitan conocer la participación de los diferentes costes y gastos de la compañía dentro de la composición de el precio de un servicio.

b. Desde el punto de vista del usuario de la máquina a nivel de Producto - Servicio

El sector de la Distribución Automática tiene dos tipos de clientes que conviven en cada emplazamiento. Por una parte, el contrato de explotación y depósito se lleva a cabo con un responsable de la empresa en la que el operador instalará sus máquinas y, por otro, está el usuario de las mismas. Las necesidades e intereses de unos y otros no tienen por qué coincidir.

No obstante, una vez el operador ha llegado a un acuerdo para instalar máquinas en un emplazamiento, el número de servicios por máquina vendrá determinado por el número de usuarios de la misma y del consumo medio de cada uno de ellos.

El consumo medio de un usuario depende, por un lado, del entorno en el que trabaja y, por otro, de la confianza que tiene con el servicio que proporciona el operador a través de la máquina.

Otro factor importante es el concepto de servicio dentro de la Distribución Automática. En muchas ocasiones, el personal de una empresa operadora piensa que está vendiendo productos o bebidas y no un servicio. ¿Por qué un servicio y no un producto? La respuesta es sencilla: el usuario cuando espera que, una vez haya pagado el importe, obtenga un producto con su temperatura necesaria, con un aspecto y textura agradable, en un entorno limpio y de calidad.

Si bien, como ya sabemos, una buena parte del consumo en las máquinas de Distribución Automática, es por necesidad o conveniencia, hay una componente cada vez más importante del consumo que es por impulso -especialmente en las máquinas con frontal transparente-. En este último caso, va ser muy importante en el futuro aplicar técnicas de marketing para incentivar este tipo de consumo.

Reproduciendo las palabras de Francesc Güell Isern, de TPC NetGrup Consultores, en esencia, ante la situación actual del mercado de la Distribución Automática y el futuro, “las empresas operadoras deben, por un lado, mejorar sus estructuras y procedimientos internos y por otro lado orientar el servicio aportado directamente a las necesidades y expectativas de los usuarios que van a utilizarlas”.