Entra en vigor el sistema de facturación TicketBai para la distribución automática

HOSTELVENDING.COM 02/12/2022.- Ayer, 1 de diciembre de 2022, se hizo efectiva la aplicación del sistema TicketBai (de obligado cumplimiento) en todo el comercio minorista de Álava, con especial mención a las máquinas expendedoras. ¿Cómo afronta esta obligación un operador o dueño de máquinas?

Como comentábamos hace unos meses, el Sistema TicketBai se trata de un método con el que la Hacienda vasca pretende evitar el fraude fiscal en los diferentes comercios minoristas que cuenten con un punto de venta de cara al público (y una plantilla mínima de 9 trabajadores).

El sistema se aplica a todo Euskadi, ya que parte de una iniciativa colaborativa de las tres haciendas forales y del Gobierno Vasco. Aparte de remitir un fichero con el detalle de cada operación realizada a la Diputación pertinente, la factura, impresa o digital, alberga un código único y un código QR, a través del que se puede comprobar que está correctamente emitida.

Al constar en el CNAE de comercio, según sus IAEs, la venta automática también se ve afectada por la puesta en marcha del nuevo sistema de facturación.

Con el comienzo de 2022, entraría en vigor la obligatoriedad de emitir facturas con TickeBai en las máquinas expendedoras, y pese a ello, la mayoría de ellas aún no funcionan con ese formato, por lo que los operadores han de empezar a plantear ya soluciones para adaptarse a la legislación.

Y ha sido con el comienzo de diciembre cuando ha entrado en vigor en zonas como Álava o Guipúzcoa, porque esta última aunque su puesta en marcha se ubica en enero del año que viene, en lo que respecta a la distribución automática, ya es obligatorio.

En Álava, más del 60% de los autónomos y empresas ya facturan con TicketBAI.

¿Cómo realizar esta gestión de datos de facturación?

La Asociación Vasca de la Distribución Automática ya gestionó en su momento el tema del TicketBai junto al Departamento de Hacienda y Finanzas de la Diputación Foral de Gipuzkoa; trasladando que es necesario fijar un sistema que garantice la trazabilidad de datos recogidos en cada máquina. Así, las lecturas recibidas servirán para la elaboración de las facturas y éstas serán enviadas a la Hacienda Foral dando cumplimiento a TicketBAI.

Para ello, se parte del estándar EVA-DTS (Data Transfer Standard), como sistema eficaz de recogida de datos. Este estándar EVA-DTS busca proporcionar un formato común para los datos requeridos por los operadores de máquinas automáticas.

En concreto, se basa en el concepto de que los datos de diferente tipo deben introducirse en las máquinas de distribución automática para permitir que la máquina ofrezca el servicio requerido. Asimismo, los operadores deben poder acceder a los datos de ventas acumulados y almacenados en el equipo y transferirlos a sistemas de gestión con fines técnicos o comerciales.

¿Cómo afrontar esta obligación en la práctica?

Lógicamente, esta nueva herramienta fiscalizadora no ha dejado indiferente a nadie, y pese a que la EVE ya explicó todos los protocolos de actuación, ha causado más estragos en algún que otro pequeño empresario. Y es que, para aquellos que tienen en funcionamiento un parque de máquinas de 100 o más unidades por todo el territorio vasco, debe tener al alcance una herramienta que les facilite esta gestión de datos.

Algunos ya lo han resuelto con diferentes dispositivos y herramientas que ofrecen esa información de la venta con los detalles fiscales pertinentes, comunicándolo directamente a Hacienda de forma telemática, como el dispositivo TELMARKT de Muxunav. Esta implementación permite enviar la información al server donde se calcula el porcentaje de IVA correspondiente, para enviarlo posteriormente de forma automática a Hacienda.

Otras soluciones son las ofrecidas por Billage, quien ofrece en un panel de facturación sin necesidad de realizar ninguna contratación extra. Los pasos a seguir son similares en todas estas plataformas:

1. Cargar a la plataforma o app el certificado digital, acceder a la sección Facturación y posteriormente, factura electrónica.
2. Escoger la provincia de actuación para poder enviar los datos pertinentes a Hacienda.

En la práctica, la implementación de este sistema de facturación, del que las empresas vascas serán las pioneras, requiere un esfuerzo extra en dinero y tiempo, una inversión que las Diputaciones han intentado aliviar a través de diferentes ayudas, como una línea de ayudas al comercio minorista (en el caso de Álava) con el propósito de favorecer la implantación de TicketBAI, subvenciones que sufragan el 50% del coste de adquisición y renovación del ‘software’ necesario.

El resto de operadores y dueños de máquinas automáticas de otras comunidades autónomas pueden ir tomando apuntes de todo este procedimiento, porque llegar, llegará para todos.