La calidad y el esfuerzo merecen premiarse en las licitaciones de Vending

HOSTELVENDING.com | 08/09/11.- Las licitaciones o concursos públicos en materia de vending es una cuestión que está a la orden del día, que surge con cierta asiduidad en determinadas comunidades autónomas y que es un requisito casi imprescindible para completar un servicio de calidad en un centro público, hospital, colegio, edificio municipal, centro comercial, complejo deportivo o cualquier otra instalación similar, siempre con participación de la Administración pública.

Obviamente cada institución convoca el concurso en las materias, obras y centros en los que tiene competencia directa o compartida y en las condiciones que cree más oportuna.

Condiciones que, en primer lugar, tienen que tener en cuenta por supuesto al usuario y visitante de la ubicación en cuestión, pero que también debe considerar de buen grado a las empresas operadoras de vending, que después van a ser las encargadas de gestionar ese servicio directamente y van a tener un trato directo con los responsables del emplazamiento.

En lo que respecta a las licitaciones, siempre públicas en los boletines oficiales de cada comunidad o ciudad autónoma, hay ciertos elementos que siempre están presentes y que son necesarios para una comprensión completa del anuncio, y otros más variables que son más esporádicos, pero que vienen a enriquecer la competencia entre las empresas, y que alberga criterios para un servicio de mayor calidad.

El canon suele ser el eje sobre el que gira la convocatoria, estableciendo el valor del espacio público que se concede a la empresa explotadora y los gastos que causa la permanencia de las máquinas automáticas en los costes corrientes de la ubicación.

Abonando una cierta cantidad, el operador de vending se hace con ese espacio durante un plazo determinado y corre con los gastos de electricidad y algunas otras posibles materias que las expendedoras causan en la dinámica diaria del centro en cuestión. A partir de este canon, las firmas especializadas pueden prever un balance de gastos y posibles ingresos, en función del número de usuarios que vaya a haber, el horario de atención al público, el emplazamiento con respecto al entorno urbano, el número de trabajadores o el tránsito diario, entre otras materias. Muchas son las peticiones para que estas cifras se fijen a partir de un porcentaje de las ventas que se realicen, pero de momento, esta situación no está muy extendida.

Pliegos de condiciones

También con carácter público, aunque con accesos más restringidos en algunos casos para los agentes del sector; junto a la licitación, se emite un pliego de condiciones que tienen que cumplir los aspirantes a quedarse con el servicio. Este pliego se suele dividir en tres partes bien diferenciadas.

En primer lugar, el aspecto legal. Todos los candidatos deben cumplir con posibles incompatibilidades, no deben incurrir en expedientes sancionadores, no estar inhabilitados para gestionar una actividad económica o entablar relaciones con la Administración; por supuesto, estar al corriente de pagos en las cotizaciones a la Seguridad Social y materia tributaria, estar dado de alta en determinados epígrafes en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y otras cuestiones burocráticas que la empresa debe tener al día para entrar en el concurso.

En segundo lugar, el aspecto técnico. En esta parte del pliego, se establecen las condiciones operativas que se deben cumplir para ofrecer un servicio de calidad a los usuarios. Se describen en este apartado el número de máquinas, el tipo de máquinas, las condiciones técnicas de disposición que deben tener, la ubicación exacta dentro del emplazamiento, los productos que se van a distribuir, los precios que se van a fijar y alguna otra circunstancia de interés más específica según el caso.

En este apartado, las empresas con capacidad, experiencia y diligencia tendrán mucho ganado, ya que se premia una reposición rápida, un movimiento de precios en una horquilla razonable, una identificación nítida de la máquina, las certificaciones de calidad que se tengan y un equipo técnico competente que no deje sin servicio a los usuarios en caso de averías.

Por último, el aspecto económico. La piedra angular que, al menos de momento, mueven las licitaciones. Además de establecer el canon, las empresas tienen la posibilidad de describir más concretamente qué cuantía se puede afrontar para quedarse con la licitación, y una valoración del balance contable de los candidatos para que no haya sorpresas inesperadas durante el plazo de ejecución. Estos criterios suelen ser los más utilizados y estándares, y los pliegos especializados ya surgen cuando se adecuan a un emplazamiento muy concreto, en el que se incluyan condiciones adaptadas al tipo de actividad que se realice.

"Como en otros muchos ámbitos, estas licitaciones no dejan de ser documentos administrativos en los que se pueden atisbar mayor preparación, si el sitio lo requiere y si se tiene en cuenta a la empresa operadora en mayor o menor grado, puede haber pliegos más elaborados y otros más típicos y estándares sea para el sitio que sea", comentó Abraham García, de Alliance Vending.

Elementos de las licitaciones

En una licitación o concurso público no pueden faltar la entidad licitadora, con el organismo concreto; el servicio que se saca a concurso, la ubicación, el tipo de procedimiento, la tramitación, el plazo de presentación de solicitudes, el plazo de apertura de ofertas, el canon anual, el presupuesto base de licitación y la persona responsable que firma el documento público con todos estos datos.

A partir de estos elementos estándares pueden surgir las variaciones. En lo que respecta al canon, el punto más controvertido y más importante para empresas, administraciones, y para el desarrollo del proceso, puede estar fijado para todo el plazo, diferir en cuantías anuales (normalmente creciente conforme avanza el contrato) y un sistema de puntuación muy novedoso que ha supuesto una pequeña innovación en esta materia. Es decir, no sólo basarse en criterios económicos, como si de una subasta se tratase, sino considerar los méritos que una empresa operadora ha podido atesorar en sus años de trayectoria.

Es decir, a modo de un concurso-oposición, se pueden establecer baremos para otorgar puntos en función de los años de experiencia, el tipo de producto con el que se trabaje, los precios que se quieren fijar, si se trabaja con productos de la zona o con elaboración ecológica, la participación en actos sociales, la disponibilidad del servicio técnico, la capacidad de reposición, o la calidad y modernidad de las máquinas.

Sin duda, elementos que enriquecen las opciones que los responsables van a valorar durante el concurso, que valoran más el trabajo del operador y que no los identifica con otros servicios que también se suelen licitar junto con la explotación de las máquinas automáticas.

Por ejemplo, son muchas las administraciones que sacan a concurso la gestión de máquinas y de cafeterías en hospitales o estaciones de transporte. Una diferenciación entre ambos tipos de candidatos aumenta el nivel del proceso y perfila una especialización que va a ser positiva tanto para el usuario como para el operador. Una especialización que el mundo del vending se ha ganado a pulso y que debe estar presentes en unas licitaciones que, por un lado, suponen una vía de ingresos (en principio imprevista) en los presupuestos públicos y que dinamitan una actividad económica con gran peso en nuestro país.

Criterios que confeccionan los pliegos y anuncios

Los criterios que se exponen en los distintos pliegos y anuncios que forman una licitación varían en función de cada entidad licitadora o adjudicadora y, por tanto, son diversos los motivos y argumentos en los que se inspiran para lanzar el concurso público.

Como telón de fondo, siempre están la asunción de un servicio por parte de una empresa externa (para evitar esfuerzos a la administración pública en cuestión), cubrir gastos y consolidar una pequeña parte para el lucro, que repercuta en los fondos de la entidad. Hay casos como el de RENFE, que pretenden completar su extensa gama de servicios en las estaciones de cercanías, cada vez más transitadas y demandadas.

En el ámbito autonómico son varias las propuestas. En la Generalitat de Cataluña se está imponiendo el aspecto ecológico, a la hora de vender alimentos, promocionando aquellos que tengan una elaboración más natural; al mismo tiempo que generen los menos residuos posibles.

Por ejemplo, en la Comunidad de Madrid lo que prima, "más aún en tiempos de crisis económica, son los precios, tanto que las arcas públicas no tengan ningún contratiempo, como el hecho de no poner precios altos a los consumidores", comentó Rocío Alcocevo, subdirectora general de Coordinación de Contratación Pública del gobierno regional. "También es importante establecer un equilibrio en la relación calidad-precio, notándose que en casos como el café, puede llegar a variar mucho la calidad de unos a otros, mientras que los precios son casi los mismos", apostilló.

En la Junta de Andalucía, al menos en materia de ámbitos sanitarios, la máxima es la disposición de productos saludables. "Tanto en cafeterías como en máquinas vending, nuestra experiencia nos ha llevado a exigir, no proponer, que estos productos sean prioritarios, como medida de divulgación de una alimentación equilibrada y una vida sana. Y que además se ofrezca una información de estos productos y por qué se ofertan, colaborando a aumentar la información a los usuarios a la hora de saber lo que consumen", comentó Alfonso Murcia, subdirector del Servicio General de Aprovisionamiento de la Agencia Pública Empresarial Sanitaria Bajo Guadalquivir.

"El canon tiene su peso, aunque no se busca la rentabilidad, sino que llegue un buen servicio a pacientes y visitantes. Además, no tiene sentido fijar cifras desorbitadas, porque ya sabemos que las empresas o no llegan o no están dispuestas a llegar", continuó Murcia. También toma importancia la utilización de productos de comercio justo, aunque en menor medida que los saludables. "Hasta ahora los productos saludables convivían con los tradicionales de este tipo de máquinas, pero hemos comprobado que el usuario se decide por los de siempre.

Con estas medidas, buscamos que las empresas se esfuercen en diversificar, consolidando un nuevo nicho de mercado y que instemos a los consumidores a cambiar los hábitos", señaló un Alfonso Murcia muy interesado en llevar a los operadores de vending a un terreno de alimentación sana. Desde la Junta de Andalucía, se fortalece la idea que estos criterios, además, ponen en valor a las empresas de vending, ya que diferenciar estos concursos y no sacarlos junto a los de servicios de cafetería ayuda a una especialización mucho más eficaz.

En el ámbito municipal, cabe destacar también la inclusión de elementos que acerquen más a la empresa vending con el consumidor y que haya una relación estrecha con los concesionarios del servicio. En el Ayuntamiento de Marbella, se da mucha importancia al servicio eficaz en las distintas ubicaciones y a colaboraciones esporádicas en los eventos que organicen las entidades convocantes.

Si una empresa se adhiere a la dinámica de actividades de su contratante, colaborando con la cesión o el abaratamiento de productos, así como con la maximización de servicios en fechas de gran apogeo de usuarios, la relación del operador será más vinculante para futuras prórrogas o relaciones contractuales. En Marchamalo (Guadalajara), un municipio de 6.000 habitantes cerca de la capital, han sido pioneros en varios criterios que hoy en día toman fuerza en otras licitaciones. En primer lugar bajar el canon. "Haciendo una previsión de los gastos, y siempre que quede una plusvalía para los fondos municipales, se pueden fijar cifras que son hasta simbólicas para el sector.

En el próximo proceso, vamos a establecer un canon de 2.000 euros anuales para las 6 máquinas que vamos a sacar a concurso. Y además, el margen no es más que la contraprestación por la cesión de un espacio público para una actividad privada", apuntó Manuel Andrada, concejal de Deportes y Contratación del consistorio alcarreño.

Cuando se externaliza un servicio, la prioridad máxima es "evitar problemas y complicaciones al ayuntamiento. Lo importante es que las dos partes cumplan sus objetivos, el ayuntamiento no quiere quejas de los usuarios y el operador querrá que su negocio vaya lo mejor posible. Hemos optado por no meternos en los precios, ya que con esa libertad, el operador podrá competir en precios como mejor estime; que la reposición sea eficiente para que no falten al menos los productos más demandados y que las máquinas sean de última generación, promoviendo también una modernización entre las empresas concursantes, y no tener dispositivos obsoletos", prosiguió Andrada.

En muchas ocasiones, los pliegos se configuran con posterioridad a consultas y consensos con empresas del sector para tomar el pulso a sus necesidades. "De esta forma, los pliegos se adaptan más fielmente a las dinámicas de las empresas. También es vital, el mantenimiento que evite actos vandálicos en las ubicaciones, y la cuestión de monederos y validadores para que siempre se pueda dar cambio a los consumidores, sin molestar al personal de los emplazamientos", concluyó un Andrada muy experimentado en estas lides y un firme defensor de promover otros criterios al margen del económico.

Resaltar que una vez se convocan estos concursos públicos, de quedar desiertos, las administraciones pueden convocar un proceso negociado; es decir que las entidades pueden dirigirse específicamente a empresas que ellos crean convenientes para plantear ofertas y abrir negociaciones.

La licitación ideal

Con todo lo expuesto son fácilmente extraíbles los criterios que deberían conformar una licitación buena para el mundo del vending. En primer lugar eliminar el canon, fijarlo en función de un porcentaje de la recaudación o poner cifras razonables, asumibles y argumentaras en función de los gastos.

En segundo lugar, que los concursos sean independientes para las máquinas expendedoras, sin estar sujetas a las condiciones de otros servicios como los de cafetería. En tercer lugar, premiar el esfuerzo de las empresas por tener máquinas modernas y actualizadas, un servicio técnico y de mantenimiento eficaz y rápido, y una reposición acorde al ritmo de consumo de la ubicación concreta.

En cuarto lugar, la disposición de productos que se adapten a las necesidades de la ubicación y a las condiciones socioeconómicas de los consumidores o potenciales usuarios; y por último, alzar el valor de una alimentación sana, equilibrada, que fomente además las relaciones sociales en unos espacios vending amplios, acogedores y en perfecto estado de conservación.

→ Ir a la 2ª parte del Especial:  "Representación gráfica de la licitación ideal"

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