Normativa del Vending

El primer paso es darse de alta en el epígrafe correspondiente del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Es importante definir bien la actividad que se va a desarrollar (puede haber distintas variantes en una misma actividad) y, sobre todo, conocer cuáles son los aspectos económicos desgravables y deducibles. Además, es el primer paso para lograr un CIF que otorgue personalidad jurídica a la empresa o al autónomo. 

Los empresarios del vending han de relacionarse con otras muchas empresas (fabricantes de máquinas y/o de productos, distribuidoras, etc) por lo que es necesario estar al tanto de la Ley Orgánica de Protección de Datos. 

No cometer errores en este ámbito es vital si se va a ejercer una actividad de operador de vending que conlleva una relación directa con muchos proveedores de productos y marcas de procedencias distintas. 

La Agencia Española de Protección de Datos es la encargada de velar por el cumplimiento de todas las normativas. La principal es el decreto 1720/2007 que desarrolla la propia Ley Orgánica 15/99. 

También hay que conocer y cumplir el Real Decreto 994/1999 de 11 de junio de 1999 (RMS) de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal; la Ley Orgánica 5/92 de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal de 29 de octubre (LORTAD) y la Directiva Europea 95/46 CE de 24 de octubre del Parlamento Europeo y Consejo relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. 

Estos textos legales y el asesoramiento de las entidades de control sirven, sobre todo, a las empresas que usan dispositivos telemétricos en el control de sus equipos y que tienen un fichero con el seguimiento de funcionamiento de las diferentes máquinas. 

La de Prevención de Riesgos Laborales es de obligado cumplimiento y cuenta con un seguimiento muy exhaustivo por parte de las autoridades. 

Los profesionales del vending tendrán que prestar especial atención al artículo 41, que hace referencia a los fabricantes, importadores y suministradores de maquinaria, equipos, productos y útiles de trabajo. 

Así, la utilización y manipulación de la maquinaria, equipos, productos, materias primas y útiles de trabajo deben producirse sin riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores. Además, los empresarios tienen que cumplir con una serie de obligaciones en materia de información y formación con sus trabajadores en materia de seguridad laboral.

A pesar de todas las precauciones que se tomen, y por muy meticuloso que sea el cumplimiento de la norma, siempre pueden surgir incidentes imprevistos que causen algún perjuicio a personas, empresas o materiales. Para responder a estos imprevistos hay que disponer de una póliza de responsabilidad civil de las máquinas. 

Las pólizas, en muchos casos, son obligatorias. Los clientes y responsables de las ubicaciones las exigen. Como en otro tipo de seguros, las pólizas contemplan múltiples posibilidades y se pueden adaptar a las necesidades específicas de cada caso. 

Separar físicamente el almacén de la oficina es una norma de obligado cumplimiento en las propias instalaciones. 

También es obligatorio contar con un sistema de control de plagas en el espacio de almacenaje, de coordinación o de movimiento de materiales. El control se realiza mediante la aplicación de tratamientos biológicos, orgánicos, o con pesticidas o elementos químicos si las necesidades lo requieren. En este campo, lo más recomendable es pedir asesoramiento a empresas especialistas y pasar revisiones periódicas que pueden ser obligatorias en función de los productos almacenados y el tipo de manipulación que se realice.

Formar parte de un Sistema Integrado de Gestión de Residuos es lo más recomendable. Ecoembes es el más habitual para envases de plástico, mientras que Ecovidrio lo es para los de vidrio. 

Externalizar este servicio evita costes elevados y quebraderos de cabeza. Además, una consecuencia directa de la adhesión a estos sistemas es el ahorro en materias primas y en elaboración de envases. 

Gestionar correctamente los residuos mejora notablemente la imagen corporativa de la propia compañía y del sector en general, ya que contribuye al reciclaje y a un crecimiento sostenible. 

Es obligatorio estar inscrito en un registro sanitario, sea del ámbito local o autonómico, que respalde oficialmente el cumplimiento de las normativas higiénico-sanitarias referentes del sector. 

Dependiendo del segmento de negocio que se trate, el empresario deberá conocer todo lo relativo a la manipulación de alimentos, recepción de materias primas, normas de tratamiento y envasado, así como los requisitos para un transporte y puesta en circulación adecuada. Los helados, por ejemplo, cuentan con un decreto concreto (618/98) sobre su manipulación. 

Estas normativas garantizan que los productos se almacenan, transportan y manipulan en óptimas condiciones de temperatura, higiene y limpieza y que no están en riesgo de contaminación por proximidad o contacto con residuos o aguas residuales, humos, suciedad, insectos, roedores, aves u otros animales, entre otros aspectos. 

Establecer un plan de autocontrol de calidad, basado en la aplicación de análisis de riesgos y control de puntos críticos, es imprescindible para anticiparse a cualquier problema y estar preparados para aportar soluciones. Cualquier empresa homologada puede emitir un informe que determine los riesgos y, una vez establecidos, hacer un control y seguimiento de los mismos. 

Implantar un plan de trazabilidad es obligatorio en determinados productos, para controlar su situación y estado en el almacén, en el sistema logístico y en el de transporte. 

Se trata de un conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto (o lote de productos) a lo largo de la cadena de suministros, en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas.

El sistema identifica el producto unitario, el embalaje o caja y los bultos o la paleta. 

El software de gestión de datos permite imprimir etiquetas, grabar chips RFID, almacenar datos capturados e intercambiar elementos con otros sistemas de gestión.

El personal que se dedica a la distribución automática de alimentos debe contar con un certificado de manipulación de alimentos. 

La seguridad de los alimentos es una preocupación constante de todas las organizaciones sanitarias. Los cuadros de enfermedades asociadas a una incorrecta selección, conservación, manipulación y preparación de los alimentos son frecuentes y, en muchas ocasiones, graves. De ahí la importancia de que el personal esté formado en esta materia y tenga los certificados correspondientes, que a día de hoy se pueden obtener incluso con cursos on-line.

Para llevar a cabo la distribución de bocadillos, lácteos y otros productos que necesiten una temperatura determinada para su conservación hay que disponer de cámaras frigoríficas y de vehículos especialmente acondicionados para no romper la cadena de frío. 

Es imprescindible un sistema de trazabilidad que garantice todo el proceso de esta cadena, así como unas instalaciones y unos medios de transporte que cumplan las condiciones higiénico-sanitarias específicas. 

La normativa al respecto está recogida en el Real Decreto 2483/1986, de 14 de noviembre, por el que se aprueba la Reglamentación Técnico-Sanitaria sobre condiciones generales de transporte terrestre de alimentos y productos alimentarios a temperatura regulada.

Por último, en cumplimiento de la Ley de Comercio, todas las expendedoras automáticas han de tener unas placas identificativas de la empresa, su dirección y el CIF. También debe figurar un número de atención al cliente para poder atender posibles reclamaciones o incidencias. 

En todo caso, los empresarios y empresarias del sector tienen que estar atentos a cambios en la normativa y nuevos reglamentos, ya que cada día se producen novedades en materias como la identificación nutricional de los productos o las exigencias de productos saludables en el vending de licitación pública.